Las notas de prensa surgen del interés que tienen las empresas, entidades o grupos sociales de comunicar y transmitir informaciones relacionadas con ellas mismas.
Dejando a un lado a las grandes corporaciones que cuentan con departamento de comunicación propio, lo habitual es que las notas de prensa se encarguen a empresas especializadas (agencias de noticias o grupos de comunicación) para que se las elaboren y distribuyan a los medios adecuados.
Pero también es frecuente que estos comunicados se preparen dentro de la propia entidad por personas que no disponen de preparación específica.
A estos últimos va dirigido este artículo, para que tengan a mano una pequeña ayuda en la que se enumeran las principales claves que se deben tener en cuenta para elaborar una nota de prensa.
¿Qué es una nota de prensa?
Antes de nada, me parece conveniente aclarar qué es una nota de prensa y cuáles son sus objetivos principales.
Según el diccionario de la Real Academia, una nota de prensa es el “comunicado que una institución o una entidad difunde a través de los medios de comunicación”, es decir, se trata de hacer de dominio público una información que se produce en un ámbito “privado” dirigiéndose a la prensa para que esta la difunda.
El objetivo de una nota de prensa es la aparición de una entidad en los medios de comunicación en forma de noticia destacada.
A su vez, puede ser que los medios de comunicación estén interesados en difundirla porque es de interés para su público y con ella se facilita su trabajo.
Hay que tener en cuenta también que si no fuera por las notas de prensa muchas noticias no llegarían a sus destinatarios, por lo que al publicarla las tres partes se ven beneficiadas: la entidad porque difunde una información de manera gratuita; el medio porque recibe la noticia sin movilizar a sus periodistas, y el público porque dispone de información interesante para él.
Estructura de la nota de prensa
Una nota de prensa suele tener la siguiente estructura, así que si te pones manos a la obra, puedes tomarla como referencia, aunque tú mismo puedes estructurar tu nota de prensa como desees.
1. Título
Ponlo al principio de manera destacada (tamaño mayor, negrita, centrado) y recuerda que en él debes presentar la información más importante de forma resumida. En este apartado puedes incluir también antetítulo y subtítulos de apoyo.
2. Lugar y fecha
A continuación, debes indicar dónde y cuándo se produce la información. Ten en cuenta que la proximidad geográfica y temporal son motivos de interés y esto lo valorarán los medios a los que envíes la nota de prensa, que incluso podrán realizar el seguimiento en días posteriores.
3. Cuerpo de la noticia
Es aquí donde debes desarrollar la información que quieres transmitir. Utiliza un lenguaje claro y conciso, mejor con frases cortas y ordena las ideas en párrafos diferentes de pocas líneas.
Recuerda resumir la información, pero sin dejarse nada importante que el lector pueda preguntarse. Sigue el mismo orden en que has presentado el título y los subtítulos y responde a las tradicionales 5 W de las noticias: ¿qué? (What?), ¿quién? (Who?), ¿cuándo? (When?), ¿dónde? (Where?) y ¿por qué? (Why?).
4. Contenido gráfico
Estos contenidos sirven de apoyo al texto y logran captar la atención del público. Envía imágenes, infografías o vídeos, pero preocúpate antes de seleccionarlos. Piensa que el espacio donde se publique puede ser limitado y si crees que es mejor enviar muchos documentos para que el periodista elija, estarás dificultando su trabajo.
Si no te encuentras inspirado en la creación del contenido gráfico de tu nota de prensa, siempre puedes encargarlo a una empresa especializada en las artes gráficas, que estoy seguro te ofrecerá un resultado de gran calidad.
5. Información de la entidad protagonista
Presentar a la fuente es importante y aporta veracidad, pero no hace falta recrearse con datos ajenos a la noticia. Es suficiente con indicar brevemente el nombre de la entidad, el origen, a qué se dedica y dónde se ubica.
6. Datos de contacto
Es imprescindible incluirlos, ya que facilitan el trabajo del periodista si necesita aclarar cualquier duda o completar la información. Los datos que deben aparecer son: el nombre de la persona de contacto, el cargo que ocupa, el teléfono de contacto y su correo electrónico.
Recuerda que si haces uso del contacto y se dirige a ti, una respuesta rápida y eficaz puede ser determinante para que acabe incluyéndose la noticia en ese medio.
10 consejos para elaborar la nota
Por último, te dejo aquí 10 consejos útiles para que puedas elaborar tu propia nota de prensa de forma eficaz y eficiente.
- Piensa si la información es de interés para el público, si no no merece la pena seguir, porque el medio no se hará eco de ella.
- Envía solo información relevante para no dispersar la atención con otras informaciones y que se pierda el interés por lo que realmente importa.
- Adecua la información al medio y al público objetivo dirigiéndote a ellos con el lenguaje adecuado para hacerte entender y dar buena impresión.
- Busca un titular claro y no muy largo que llame la atención del público al que va destinada la información y le atraiga a seguir la noticia hasta el final.
- Si aportas datos, asegúrate de que son correctos para no difundir información falsa que podría ser contraproducente para el fin perseguido.
- Pon tus datos de contacto para facilitar el trabajo del periodista si necesita dirigirse a ti, ya que en caso contrario podría descartarse la publicación.
- Revisa la nota de prensa antes de enviarla para asegurarte de que la ortografía es correcta y las frases compresibles, así darás mucha mejor imagen.
- Dirígete a los medios relacionados para evitar ser considerado spam y hazte antes una lista para no dejarte ninguno.
- Envía la nota de prensa por medios electrónicos para llegar directamente, más rápido y sin costes de envío.
- La nota y los documentos adjuntos en el mismo correo para que llegue todo a la vez y no se pierda información que puede resultar atractiva para el público.
Ahora ya tienes todo lo necesario para crear de forma eficaz tus propias notas de prensa y sacarles el máximo provecho. Así que, ¡manos a la obra!
Cuenta aquí tu experiencia con las notas de prensa y aporta nuevas ideas o técnicas que te han ayudado a crear una nota de prensa. Estaré encantado de leerlas y añadirlas a este artículo.